はじめに
2024年1月から、電子取引データの電子保存が完全義務化されました。これまでの宥恕措置（猶予期間）は終了し、すべての事業者が電子取引データを電子的に保存する必要があります。
「うちはまだ紙で保存している」「何をすればいいかわからない」という企業は、今すぐ対応が必要です。税務調査で保存要件を満たしていないと、青色申告の承認取消しのリスクもあります。
本記事では、電子帳簿保存法の3つの区分と、それぞれの対応方法を解説します。
電子帳簿保存法の3つの区分
| 区分 | 内容 | 義務/任意 |
|---|---|---|
| 電子帳簿等保存 | 会計ソフトで作成した帳簿・書類の電子保存 | 任意 |
| スキャナ保存 | 紙で受領した書類をスキャンして電子保存 | 任意 |
| 電子取引データ保存 | 電子的に授受した取引データの保存 | 義務 |
**最優先で対応すべきは「電子取引データ保存」**です。これだけが義務化されています。
電子取引データ保存（義務）
対象となる電子取引
| 取引の形態 | 具体例 |
|---|---|
| メール添付 | PDFで受信した請求書・見積書 |
| クラウドサービス | Amazon、楽天等の購入履歴、SaaSの請求書 |
| EDI | 電子データ交換 |
| Web | インターネットバンキングの取引明細 |
| チャット | Slack等で送受信した請求書・見積書 |
| スマホアプリ | 交通系ICカードの利用履歴（電子版） |
重要： 紙で受け取った書類を自分でスキャンしたものは「電子取引」ではなく「スキャナ保存」の区分です。
保存要件
電子取引データの保存には、以下の要件を満たす必要があります。
| 要件 | 内容 |
|---|---|
| 真実性の確保 | 改ざん防止措置を講じること |
| 可視性の確保 | 検索できる状態で保存すること |
真実性の確保（4つの方法から1つ選択）
| 方法 | 内容 | 難易度 |
|---|---|---|
| ① タイムスタンプ付与（受領側） | 受領後速やかにタイムスタンプを付与 | 中 |
| ② タイムスタンプ付与（送付側） | 送付者がタイムスタンプを付与 | 低（相手任せ） |
| ③ 訂正・削除の履歴が残るシステム | システムで改ざん防止 | 中（対応システムが必要） |
| ④ 事務処理規程の備付け | 社内規程を作成し遵守 | 低（最も手軽） |
中小企業の多くは④の事務処理規程で対応しています。 規程のテンプレートは国税庁のサイトからダウンロードできます。
可視性の確保（検索要件）
| 検索項目 | 内容 |
|---|---|
| 取引年月日 | 日付で検索できること |
| 取引金額 | 金額で検索できること |
| 取引先名 | 相手先で検索できること |
検索要件を満たす方法：
| 方法 | 内容 | 適した企業 |
|---|---|---|
| 専用システム | 電子帳簿保存法対応のクラウドサービス | 取引量が多い企業 |
| ファイル名ルール | 「20260220_100000_○○商事.pdf」等 | 中小企業 |
| Excel管理 | 索引簿を作成してファイルと紐づけ | 小規模企業 |
ファイル名で管理する場合の命名規則例：
{取引年月日}_{金額}_{取引先名}.pdf
例：20260220_100000_ABC商事.pdf
売上高5,000万円以下の簡易措置
基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者は、検索要件が不要になります。ただし以下の条件があります。
| 条件 | 内容 |
|---|---|
| 出力可能 | 税務調査時にダウンロード・印刷できること |
| 整然・明瞭 | 整理された状態で保存していること |
つまり、フォルダに日付順で保存し、求められたら出力できればOKです。
スキャナ保存（任意）
対象となる書類
紙で受領・作成した書類をスキャンして電子保存する制度です。
| 区分 | 対象書類 |
|---|---|
| 重要書類 | 契約書、請求書、納品書、領収書 |
| 一般書類 | 見積書、注文書、検収書 |
スキャナ保存の要件
| 要件 | 重要書類 | 一般書類 |
|---|---|---|
| 解像度 | 200dpi以上 | 200dpi以上 |
| カラー | カラー | グレースケール可 |
| タイムスタンプ | 必要（入力期限あり） | 必要 |
| 入力期限 | 最長約2ヶ月+7営業日 | 制限なし |
| 大きさ情報 | A4以下は不要 | 不要 |
| 版についての情報 | 必要 | 不要 |
| 検索要件 | 必要 | 必要 |
| 帳簿との関連付け | 必要 | 不要 |
スキャナ保存のメリット
| メリット | 内容 |
|---|---|
| 紙の保管コスト削減 | 倉庫・キャビネットが不要に |
| 検索性の向上 | 電子データなら瞬時に検索可能 |
| テレワーク対応 | どこからでもアクセス可能 |
| 原本廃棄 | 要件を満たせば紙の原本を破棄できる |
電子帳簿等保存（任意）
対象
会計ソフトで作成した帳簿（仕訳帳、総勘定元帳等）や書類（決算書等）を電子データのまま保存する制度です。
優良な電子帳簿の要件
「優良な電子帳簿」の要件を満たすと、過少申告加算税が5%軽減される特典があります。
| 要件 | 内容 |
|---|---|
| 訂正・削除の履歴 | 修正前のデータが残ること |
| 相互関連性 | 帳簿間の関連性が確認できること |
| 検索機能 | 日付・金額・勘定科目で検索可能 |
| ディスプレイ・プリンタ | 画面表示・印刷ができること |
freeeやマネーフォワード等の主要クラウド会計ソフトは、JIIMA認証を取得しており、要件を満たしています。
対応の優先順位
| 優先度 | 対応項目 | 対象 |
|---|---|---|
| 最優先 | 電子取引データの保存体制構築 | 全事業者 |
| 推奨 | 事務処理規程の整備 | 全事業者 |
| 任意 | スキャナ保存の導入 | ペーパーレス化を進めたい企業 |
| 任意 | 優良な電子帳簿への対応 | 加算税軽減を受けたい企業 |
具体的な対応ステップ
ステップ1：電子取引の棚卸し
自社で発生している電子取引をすべて洗い出します。
| 確認項目 | 具体例 |
|---|---|
| メールで受信する請求書 | 取引先ごとにリストアップ |
| クラウドサービスの領収書 | AWS、Google、SaaS等 |
| ECサイトの購入明細 | Amazon、楽天、ASKUL等 |
| インターネットバンキング | 振込明細、入出金明細 |
| その他 | 電子契約（クラウドサイン等） |
ステップ2：保存方法を決める
| 企業規模 | 推奨方法 |
|---|---|
| 小規模（〜10名） | ファイル名ルール + フォルダ管理 |
| 中規模（10〜50名） | クラウドストレージ + 命名規則 |
| 大規模（50名〜） | 電子帳簿保存法対応の専用システム |
ステップ3：事務処理規程を作成する
国税庁の公表しているテンプレートをベースに、自社の実態に合わせて作成します。
規程に含めるべき内容：
- 対象となるデータの範囲
- 保存場所・保存方法
- 責任者の指定
- 訂正・削除の手続き
- 定期的なチェック体制
ステップ4：運用ルールを周知する
全従業員に対して、以下を周知します。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 保存すべきデータ | 何を保存するか |
| 保存方法 | ファイル名のルール、保存先フォルダ |
| 保存期限 | 受領後速やかに保存 |
| やってはいけないこと | 電子データの削除、ファイル名変更（保存後） |
よくある失敗
1. 電子取引データを印刷して紙で保存
2024年以降、電子取引データを紙に出力して保存することは認められません。電子データは電子のまま保存する必要があります。
2. メールの請求書PDFをメールボックスに放置
メールで受信しただけでは「整然・明瞭に保存」とは言えません。所定のフォルダに移動し、検索できる状態にする必要があります。
3. ファイル名がバラバラ
「請求書.pdf」「invoice_202602.pdf」など、ファイル名に統一ルールがないと検索要件を満たしません。
4. 事務処理規程を作っていない
タイムスタンプや対応システムを使わない場合、事務処理規程の備付けが必須です。規程がないと改ざん防止要件を満たせません。
5. 途中で運用が崩れる
最初はルール通り運用していても、忙しくなると対応が後回しになりがち。月次で保存状況をチェックする仕組みを入れましょう。
まとめ
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| 義務化 | 電子取引データの電子保存は全事業者が対象 |
| 最も手軽な方法 | 事務処理規程 + ファイル名ルール + フォルダ管理 |
| 保存要件 | 真実性の確保（改ざん防止）+ 可視性の確保（検索可能） |
| 注意 | 電子データの紙出力保存はNG |
| 小規模事業者 | 売上5,000万円以下なら検索要件が免除 |
電子帳簿保存法への対応は、単なる法令対応ではなく、経理業務のDX化の第一歩です。この機会にペーパーレス化を進め、業務効率を向上させましょう。
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